Henkilöstöhallinnon tietosuojaseloste rekrytointitilanteessa Verkkokauppa.com oyj:ssä

Sisältö

• Rekisterinpitäjä ja sen yhteystiedot
• Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyperusteet
• Henkilötietojen säilytysaika
• Käsiteltävät tiedot
• Säännönmukaiset tietolähteet
• Tietojen siirto EU/ETA:n ulkopuolelle
• Työnhakijoiden henkilötietojen suojausperiaatteet
• Rekisteröidyn oikeudet

Rekisterinpitäjä ja sen yhteystiedot

Rekisterinpitäjä:
Verkkokauppa.com Oyj
Tyynenmerenkatu 11
00220 Helsinki
Y-tunnus: 1456344-5
Puh. 010 3095555

Rekisteriasioista vastaavan yhteystiedot:
Henkilöstöhallinto
sähköposti: palkanlaskenta@verkkokauppa.com
Puh. 010 3095555

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyperusteet

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on vastaanottaa, käsitellä ja säilyttää Verkkokauppa.com Oyj:stä työnantajana kiinnostuneiden työnhakijoiden työhakemuksia työntekijän valitsemiseksi hakuilmoituksen tai avoimen haun perusteella. Hakija voi osoittaa hakemuksen haluamaansa työtehtävään.

Henkilötietoja käsitellään työnhakijan kanssa mahdollisesti syntyvää työsopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi työnhakijan pyynnöstä ja rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttamiseksi. Rekisterinpitäjän oikeutetut edut perustuvat asianmukaiseen suhteeseen, joka syntyy, kun työnhakija jättää hakemuksensa tullakseen valituksi rekisterinpitäjän palvelukseen. Työnhakijoiden henkilötietojen käsittely on välttämätöntä työhakemusten käsittelemiseksi ja rekrytoinnin toteuttamiseksi. Jos hakija vastustaa tietojensa käsittelyä edellä mainittuihin tarkoituksiin, ei Verkkokauppa.com Oyj voi käsitellä kyseisen henkilön työhakemusta.

Hakijatietoja säilytetään aina luottamuksellisesti, eikä hakijoiden antamia hakemustietoja luovuteta rekrytointiprosessin ulkopuolelle. Luottamuksellisuus tarkoittaa, että hakijatiedot ovat vain niiden henkilöiden saatavilla, jotka ovat näiden tietojen käyttöön oikeutettuja.

Henkilötietojen säilytysaika

Työhakemustietoja säilytetään Verkkokauppa.com Oyj:ssä kaksitoista (12) kuukautta hakemuksen tekemisestä ja niitä voidaan käsitellä myös muiden mahdollisten työpaikkojen täyttämistä koskevia valintoja varten, ellei työnhakija ole ilmoittanut rekisterinpitäjälle, että hän haluaa hakemustaan käsiteltävän vain tiettyyn nimenomaiseen tehtävään tai muuten pyytänyt käsittelyn lopettamista. Tarvittaessa tietoja voidaan säilyttää kauemmin lakiin perustuvan velvoitteen, kuten yhdenvertaisuuden, toteuttamiseksi tai sen asianmukaisen toteuttamisen näyttämiseksi.

Verkkokauppa.com Oyj voi omasta aloitteestaan poistaa puutteellisin tiedoin varustettuja työpaikkahakemuksia.

Käsiteltävät tiedot

Työnhakijan itse ilmoittamat tiedot, kuten tämän ansioluettelon ja hakemuksen sisältö, todistukset, videohaastattelu ja muut hakemusprosessin yhteydessä annetut tiedot, sekä työntekijän mahdollisten suosittelijoiden antamat tiedot.

Säännönmukaiset tietolähteet

Työnhakija toimittaa henkilötiedot pääsääntöisesti itse. Tietoja voidaan kerätä myös hakijan itse ilmoittamilta suosittelijoilta. Hakemusprosessissa voidaan kerätä myös muita tietoja muilta tahoilta, jolloin asiasta ilmoitetaan rekisteröidylle erikseen.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Työnhakijoiden tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta Verkkokauppa.com Oyj:n ulkopuolelle. Haettavasta työtehtävästä riippuen tietoja voidaan luovuttaa Verkkokauppa.com Oyj:n lukuun toimiville tahoille, kuten hakijan soveltuvuusarvioinnin suorittajille.

Tietojen siirto EU/ETA:n ulkopuolelle

Käytämme TalentAdoren rekrytointiratkaisua, jonka alikäsittelijät ja tiedon sijainnit löytyvät osoitteesta:
TalentAdoren tukisivusto

Työnhakijoiden henkilötietojen suojausperiaatteet

Manuaalinen aineisto

Rekrytointiprosessin päätyttyä tulostetut CV:t säilytetään yllämainitun säilytysajan lukitussa huoneessa tai kaapissa yhdessä muun rekrytointimateriaalin kanssa, johon vain rekrytoinnista vastaavalla henkilöllä on pääsy.

Sähköisesti tallennetut tiedot

Rekrytointijärjestelmään ja sähköposteihin pääsy on suojattu käyttäjäkohtaisilla salasanoilla ja siten ainoastaan erikseen nimetyillä Verkkokauppa.com Oyj:n rekrytoinnista vastaavilla henkilöillä on pääsy työnhakijoiden henkilötietoihin.

Rekisteröidyn oikeudet

Työnhakijalla on rekisteröitynä oikeus:

• pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin;
• pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista;
• tietyin edellytyksin vastustaa käsittelyä;
• tietyin edellytyksin saada siirtää tiedot järjestelmästä toiseen; ja
• peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen, jos tietojen käsittely on perustunut suostumukseen.

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskeva pyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisteriyhdyshenkilölle tai se voidaan esittää henkilökohtaisesti edellä mainitussa osoitteessa.

Lisäksi, jos rekisteröity katsoo, että hänen lainmukaisia oikeuksiaan on loukattu, hänellä on oikeus tehdä asiasta valitus tietosuojavirastolle (tietosuojavaltuutetulle).